2017年、ありがとう効率的なツールたち

いよいろ2017年も終わりです。今年は例年と比較して、とにかく一年が最も早く過ぎた年でした。よく子供の頃は時間がゆっくりと過ぎ、歳を取れば取るほど時間が早く感じるといいますが、まったくもってその通りだなぁと感じた一年でした。ただ、どうも大人になったら時間が早くすぎるというのは少々違うようで、今年の秋にフィリピンへ一週間だけ語学留学した際、たった一週間なのに時間が過ぎるのがとてもゆっくりに感じました。毎日忙しくしていると時間が直ぐに過ぎてしまうのかと思いきや、同じ忙しさの中でもフィリピンでは違ったので、結局は充実度合いなのかとも思っています。というのは、フィリピンでは何もかも初めての経験で毎日がとても充実していたのですが、普段の生活の中では、忙しいけれどもやることは比較的ルーティーンワークであって、いたずらに時間だけが過ぎていたようにも思います。来年は無駄な時間を極力減らして、より充実した一年を過ごしたいですね。

さて、というわけで、今回は今年一年を通じてとても役に立ったコミュニケーションツールの紹介をしたいと思います。これらは無駄な時間を短縮してくれた優秀なソフトで、これらが無いともはや仕事にならないと言っても良いくらいの代物です。


Slack
Slack(スラック)
今年最も使ったのが、この Slack かも知れません。Slack は簡単に言ってしまうとチャットツールですが、プロジェクトごとにチャンネルというトークボードを作って、関係者とグループチャットを行います。これの何が良いかというと、我々の会社ではテレワークを推奨していますし、拠点も分かれていますので、コミュニケーションの中心はこの Slack になります。誰かに何かを聞いたりするときも Slack で相手を指定して聞いておき、その間に自分の仕事をするというワークスタイルが我が社のスタンダードになりました。


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Trello(トレロ)
課題管理ツールはいままで Backlog や Redmine などを使ってきましたが、最終的には Trello 一本に絞られた感じがしています。Trello はカードと呼ばれるタスクを登録し、対応すべき人と期限を設定することで簡単に課題管理ができるツールです。実際に Trello を使ってみてすばらしいと思ったところは何と言ってもリアルタイム性です。とは言え、いま使っているツールのほとんどがリアルタイムに更新されるものばかりですが、Backlog も Redmine もリアルタイムではありませんでしたので、会議の中で課題の棚卸をしたりするときには非常に力を発揮したと思います。共有モニタを介さずとも各々が自分のパソコンのモニタを見ているだけで自動的に更新されていきますので。


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Google Hangout(ハングアウト)
ハングアウトはチャットとビデオ通話が可能なアプリケーションですが、Skype と違って専用ソフトをインストールすること無く、Google アカウントでログインするだけでウェブブラウザ上で使えるのが一番の魅力です。最近では Skype もウェブブラウザで利用できるβ版も出てきましたが、ハングアウトの何が良いかというと Google カレンダーとの連携なんです。Google カレンダーに予定と参加者を登録しておけば、時間になったらカレンダーを開いてそこからワンボタンでビデオ会議に参加できるという便利さ。バーチャルですが会議室に入室するという感覚が持てるところが Skype よりも優れているしくみと言えます。これと同じような機能で Google Meet(ミート)という新しいサービスもあるのですが、最近海外のパートナーがいつも Google Meet を使ってくるので、そろそろ我が社も Meet をスタンダードにすべきかな?と検討中です。


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Google Documents(ドキュメント), Sheets(スプレッドシート), Slids(スライド)
これはもう言わずもがなな機能でしょう。もし、G Suite を契約しているのに Gmail しか使っていないという人がいたら、今すぐにでも使うようにしてください(笑)。以前にも Google Apps としてこのブログでも紹介させていただきましたが、Microsoft Office の Word にあたる ドキュメント、Excel に相応する スプレッドシート、PowerPoint に該当する スライド。これらを一度使うともう他のソフトは使えなくなります。詳しい機能は以前紹介した
この記事を見ていただければと思いますが、やはりファイルの保存を意識しなくていいというのが一番のメリットだと思っています。時々 Excel などもまだ使う機会があるのですが、正直保存をするのを忘れてずーっと開きっぱなしで作業していたら突然パソコンがフリーズして今までの作業がやり直しになるということもあります。これが無いだけでもかなり効率的ではありますね。


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Google Maps(マップ)
正直、通常の使い方での Google マップはもはや語るまでも無いでしょう。ここでは、特別な2つの機能についてフォーカスしたいと思います。まず、コミュニケーションツールとしては「現在地の共有」機能です。これは待ち合わせでお互いの位置がわからなかった場合や、待ち合わせの相手を退屈させないように利用することが多かったです。特に Google アカウントを持っている相手と共有するとお互いの位置がリアルタイムで見えるので、待ち合わせのランドマークが無い状態でも、この機能とチャットでほぼ確実に落ち合うことができます。もう1つの機能は「タイムライン」。これはコミュニケーションツールとは言えませんが、自分の交通費を算出する際に毎回使っていました。自分がいつどこに行ったのか明確にわかるため、交通費申請時などの確認をするときにはとても重宝します。我々は通常交通費精算は SUICA を使ったシステムで履歴を IC 経由で取得しているのですが、SUICA だと20件までしか記録を保持できず、履歴を登録せずに買い物などしてしまうと過去の履歴が消えてしまうため、システムを介して手で入力することもあります。そんな時に協力にサポートしてくれるのが「タイムライン」機能でした。

以上です。
2017年を振り返るとそれぞれのツールのトレンドは、ウェブ上で動くもの、リアルタイムで利用ができるもの、自動保存されるものであったと思います。また、特に電話などは過去のものになりつつあるコミュニケーション手段で、電話で用件を伝えてもそれを確実に伝えるためには更にメールやチャットで送って念を押したりしなければならず、その作業自体が非効率です。まだまだ主流であるメールに関しても今後主流なコミュニケーションツールが Trello などのような課題管理ツールに変わると、作業や業務を依頼したりといった急ぎでないものは関係者間の課題管理ツールで登録し、急ぎのメールは Slack などのチャットツールで伝えるという風に変わってくると思います。

冒頭で話したように、無駄な時間を減らして自分の時間をつくるためには、根本的に既存のワークスタイルを変えられるか、過去のツールに捕らわれず、いかに新しい発想を生み出していくかが重要な課題になると思います。来年は更に新しいツールを導入してより効率的な一年を送りたいと思います。

▼関連リンク
Slack: Where work happens – Slack公式
タスク管理ツール「Trello」の使い方をTrello社の社員たちに聞いてみた – lifehacker
今日から始める、「ハングアウト」の使い方 超入門【Android/iPhoneアプリ・PC対応】 – Appllio
ビジネスにも日常にも使えるビデオ オンライン会議 | G Suite ハングアウト Meet – Google 公式
ビジネスに対応した Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダー – Google 公式
Office 系アプリで共同作業するなら Google Apps が絶対おすすめ! – Signite Blog

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Kentaro Yamada
取締役 販売促進部 部長| こんな仕事をしてみたい、こんな経験をしてみたいと心の底から念じることで現実になることが多いです。好きな言葉は上杉鷹山の「為せば成る、為さねば成らぬ何事も、成らぬは人の為さぬなりけり」と武田信玄の「人は城、人は石垣、人は堀、情けは味方、仇は敵なり」 お問い合わせはこちらからお気軽にどうぞ。