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定時で帰れる会社になった理由(ワケ)

先日、お客さんとお酒を飲んでいた時に、「シグナイトさんはなぜ定時で帰れる会社になれたの?」という質問を受けました。ふむ、考えてみたら「働き方改革」というスローガンのもと、自宅勤務やリモートワークを推奨したり、フレックスタイムの導入、フリーアドレス制などさまざまな取り組みをしてきましたが、実際に振り返って何が理由で改善できてきたのか?ということを真剣に考えたことがありませんでした。

もともと我々の会社はホームページを作る会社(今は地図システムをつくる会社です)として 2001年に創業し、それ以降、2013年頃までは朝から晩まで平日休日を問わず働かないと採算が取れない、いわゆるブラック企業の一員でした。それが今では、夜7時以降になるとほとんどの人が帰宅できている。この理由はどこにあるのか?少し真面目に考えてみることにしました。

まずきっかけは、今で言う Google の G Suite(当時は Google Apps と呼んでいました)というアプリです。Microsoft で言うところの Word,Excel,PowerPoint と同じ機能をもつアプリの総称ですが、ウェブブラウザで利用できるため、基本的にはインストールが要らず、どの端末でもすぐに動かすことができます。更にこのアプリはネットワーク越しに複数人で同時に編集ができてしまうというスグレモノで、当時一人で PowerPoint や Keynote を使って徹夜でスライドを作っていたのが、二人や三人で同時に手を加えながら編集することで徹夜が不要になり、今では遠隔地にいながら自分の好きな時間に自分のパートを編集するということが当たり前になりました。

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もう一つ、業務効率がはかれたのが毎月の交通費の精算です。これも以前は一日一日の交通費を乗換案内サービスで調べて Excel に記入していくという手間がかかっていたのですが、Kincone というウェブサービスを導入することで移動で使った Suica を読み込むだけで精算ができるようになりました。また、各自の工数表を作成して、いつ何時間どのプロジェクトの仕事をしたのかを見える化し、リモートワークを行える環境も作りました。工数をつけること自体は各々の負担になるのですが、その分、場所や時間に縛られない働き方を実現できるようにもなりました。このように社内の間接工数、特に利益につながりにくい事務作業を減らし、各自が自由な場所で好きな時間に作業ができるようになったことも効率化と生産性向上につながっていると思います。

まだまだ他にもありますが、社内での打ち合わせはもちろんのこと、クライアントとの打ち合わせについてもビデオ会議を積極的に奨めているのも時間を短縮できる大きな要因です。我が社は府中にあるため、都心部で打ち合わせする場合はだいたい片道1時間くらい時間を消費します。さらに、対面での打ち合わせは、時には非常に大切なのですが、一般的な会議の場では関係ない話をしてしまったり、対面でいることで必要以上の時間を費やしてしまったりということも多くありました。これがビデオ会議を取り入れると、移動時間が短縮できるだけでなく、不思議なことに会議自体の時間も1時間半から1時間、1時間から30分という具合に必要最低限の時間で済むようになりました。逆に言えば、会議時間を短縮し移動が不要になることで、1日に何件も打ち合わせをこなすことができるとも言えます。

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こういった最新のツールを業務に取り入れることで、業務効率化が行えて、1日の時間を圧縮できているのだと思います。なお、こういった取り組みが評価されたのか、先日諏訪清陵高校の生徒さんたちに向けて、長野県にあるワークラボ八ヶ岳で業務効率化の講演をする機会をいただきました。諏訪清陵高校は文部科学省が国際的な科学技術を持つ人材を育成するため、理数系に特化した最先端の教育を実施するスーパーサイエンスハイスクール(SSH)に指定されており、今回講演をさせていただいた生徒さんたちは今後米国の Google 本社にも視察にいかれるとのこと。実に羨ましい限りですが、大人になると頭が固くなってビジネスの世界においてもなかなか考えを変えられない人が多い中、高校生のうちから最先端技術に触れることで大人になっても柔軟な考えを維持できるのではないかと期待がもてます。

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今回の講演では、ビデオ会議で利用している Google ハングアウトと、ビデオ会議を設定するために利用する Google カレンダー、更には Google ドライブでファイルを共有しながら、G Suite のドキュメントを生徒全員で一斉に編集するという、実に面白い講義となりました。最初は操作に対して多少戸惑いがあったものの、やはり最後は使いこなしてしまうところが自頭の良さと、そしてなんと言っても若さなのかなと実感させられました。諏訪清陵高等学校の生徒の皆さん、先生方、講演の機会をいただいた森ビルの矢部さん、その他関係者の皆さまに感謝いたします。ありがとうございました。

ここで行った講演と同じような内容の紹介を弊社の YouTobe チャンネル「シグナイトチャンネル」でも紹介しています。具体的な操作方法などを記載した資料の配布についても紹介しておりますので、よろしければそちらもご覧ください。

▼関連情報
G Suite – Google
Kincone – 株式会社ソウルウェア
Googleハングアウト – Google
ワークラボ八ヶ岳 – 公式
スーパーサイエンスハイスクール(SSH) – 文部科学省
シグナイトチャンネル – Signite

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Kentaro Yamada
取締役 販売促進部 部長| こんな仕事をしてみたい、こんな経験をしてみたいと心の底から念じることで現実になることが多いです。好きな言葉は上杉鷹山の「為せば成る、為さねば成らぬ何事も、成らぬは人の為さぬなりけり」と武田信玄の「人は城、人は石垣、人は堀、情けは味方、仇は敵なり」 お問い合わせはこちらからお気軽にどうぞ。

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