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始めてみるとクセになる? ハングアウトミーティングのススメ。

今日は Google Apps の効果的な使い方をご紹介しましょう。私が本格的に Google Apps を使い始めたのは今から一年ほど前からです。今では Google Apps 無しで仕事をすることは考えられない状況にまでなりましたが、使い始めはそのメリットをあまり見いだせないでいました。特に Microsoft でいう Office 系の Docs(MS では Word)、Sheets(MS では Excel)、Slides(MS では Power Point)については、ブラウザベースのアプリケーションということもあり、安定した従来のOSにインストールするアプリケーションと比較すると機能面に大きな不安を抱えていたからです。ただ、実際に使ってみると最初は Microsoft Office との違いに多少躊躇するところはありましたが、徐々に慣れていくとファイル管理、ファイル共有といった煩わしかった作業が非常に簡単でその便利さ故に他の Office 系ソフトは利用しなくなってしまいました。まぁ、このあたりは以前このブログでも紹介していますので、そちらも一読いただければ幸いです。

本題に話を切り替えましょう。Google Apps といえば、メール(Gmail)、カレンダー(Google Calendar)、ドライブ(Google Drive)、ドキュメント(Docs)、スプレッドシート(Sheets)、スライド(Slides)がメインとなりますが、忘れてはいけないのがハングアウト(Hangout)です。ハングアウトはチャットやビデオ通話ができるコミュニケーションツールですが、今日はこのハングアウトを使って遠方のクライアントとミーティングをする方法をご紹介したいと思います。

ハングアウト(以降 HO)は企業によってはセキュリティ上ビデオ通話が許されていないケースも多く、利用したことがないという人も多いかもしれませんが、これほど便利なツールはありませんので、機会があれば是非利用してみてください。

HOミーティングの進め方

  1. 1.まず参加者の Google アカウントをチェックします。去年の秋に Google アカウントが無くても HO の参加が可能となりましたが、今後のためにも可能な限り参加者の Google アカウントを把握しておきましょう。
  2. 次にGoogle カレンダーを使って、ミーティングの日程を登録します。何故カレンダー登録が必要になるかというと、カレンダーからビデオ通話に参加することができるため、他の参加者とミーティング時間を共有しつつ、参加者ひとりひとりを呼び出す必要がなくなるからです。
    gcalendar
  3. このとき、カレンダーへの登録通知をメールでしておくと、参加者にメールで参加するか否かの確認メールが飛ぶので、Google カレンダー上で出欠を取ることもできます。カレンダー登録時にダイアログでメール通知するか否か確認を求められるので、できれば通知を行っておきましょう。
  4. ミーティングを行う時は、カレンダーの「ビデオ通話」項目にある「会議「tokyo-sapporo(任意の文字列)」に参加」を押すとビデオ通話の画面に切り替わります。ちょうど会議を行うために会議室に入室したというイメージですね。ハングアウトは相手を選択してビデオ通話を行うこともできますが、この各自が自分の意志で会議に参加していくスタイルの方がミーティングらしさを演出してくれます(笑)。
    hoimage
  5. ミーティング開始前にアジェンダを Google Docs か Slides で作成しておくことをお勧めします。事前に各自に共有をかけておいても良いですし、簡単な箇条書きレベルであれば、ミーティング開始時にサッと共有をかけてURLをチャットで送っても良いと思います。
  6. 先ほど共有をかけたアジェンダをそのまま議事録にしていきます。アジェンダと議事録を分けたい場合は、ページを切り分けるか、ファイルをコピーしたりすると良いかと思いますが、共有することにより参加者全員がひとつのドキュメントに書き込んだり、誰がどこを編集しているか、どのページを参照しているかなどが手に取るように分かります。つまり、アジェンダで打ち合わせ内容の認識を合わせ、ミーティング中に議事録を共有することで、会議が終わった後に議事録を確認してもらうなどの手間が無くなるのです。

このような方式を取れば、参加者各々が遠方から出向くという移動にかかる時間を短縮できますし、議事内容を後で確認するという時間も短縮できます。結果的に仕事はカレンダーに登録した時間の中だけで完結するという訳です。
全てが全てこの方法が良いという訳ではなく、時には遠方に出向いてひざを交えて打ち合わせするのも重要かと思います。ただ、どうしても時間が取れない、ミーティングの移動時間を圧縮したい時には、是非この方法をやってみてください。
ハマること間違いないですよ。

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Kentaro Yamada
取締役 営業本部 部長| こんな仕事をしてみたい、こんな経験をしてみたいと心の底から念じることで現実になることが多いです。好きな言葉は上杉鷹山の「為せば成る、為さねば成らぬ何事も、成らぬは人の為さぬなりけり」と武田信玄の「人は城、人は石垣、人は堀、情けは味方、仇は敵なり」 お問い合わせはこちらからお気軽にどうぞ。

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